Що таке офіційний лист:
Офіційний лист - це документ, зміст якого стосується інституційної, ділової, трудової, політичної, фінансової, академічної теми, серед інших, у яких використовується формальна та сердечна мова.
Офіційний лист - це листування, яке прийнято робити в тих випадках, коли ви хочете зробити запит, рекомендацію, презентацію, подяку, претензію, відставку або розкрити конкретну інформацію, що цікавить.
У цьому сенсі офіційний лист відповідає певним елементам та характеристикам, що відрізняють його від неформального листа чи інших видів письмових повідомлень. Аналогічно, його структура складається з трьох основних частин, які становлять заголовок, подання інформації та прощання.
Офіційний лист дозволяє спілкуватися між двома людьми, які, як правило, не знають одне одного, тому наголос робиться на ретельному письмі, викладі ідей, використанні сердечної, поважної та офіційної мови та інших елементів.
Тому в таких типах листів уникаються орфографічні помилки, закреслення, стирання, нерозбірливий почерк, використання приписок, надання пізньої відповіді, серед іншого.
Елементи офіційного листа
Офіційний лист має ряд елементів, які необхідно дотримуватись, щоб він виконував свою комунікативну функцію та генерував відповідь на зазначену інформацію. Нижче наведені основні елементи офіційного листа.
- Бланки: дані відправника, серед яких номер телефону, адреса, електронна адреса.
- Ім'я отримувача: особа, якій адресовано лист.
- Місце та дата з моменту написання листа.
- Привітання або заголовок: написано за формулами ввічливості та поваги та передує темі листа.
- Тема або вступ коротко про причину листа.
- Тіло повідомлення: Це найважливіша частина листа, оскільки причини цього викриваються та з’ясовуються.
- Звільнений: він складається з абзацу, в якому основна ідея закрита, та сердечного прощання.
- Фірма: вводиться ім’я відправника та його посада.
Характеристика офіційного листа
Характеристики офіційного листа узагальнюються у поданні послідовної, короткої, шанобливої інформації, яка виконує функцію передачі чіткого повідомлення.
- Використовується формальна, проста та зрозуміла мова.
- Застосовуються формули ввічливості.
- Зміст короткий і точний (незначні подробиці не надаються).
- Викладається повна та необхідна інформація.
- Ідеї подаються у порядку важливості з короткими, послідовними абзацами.
- Як правило, ці листи адресовані незнайомцям.
